تحقق شرط سوم مدیریت کیفی : بازرسی شخصی

همان طور که در

شرط سوم مشاهده نمودیم :

- از زمانی که کارکنان استخدام می‌شوند، مدیران راهبر در ارزیابی دائمی کارشان، به آنان کمک می‌کنند، سپس بر اساس همین ارزیابی شخصی (خودارزیابی)، مدیران راهبر آنان را تشویق می‌کنند که کیفیت کارشان را بالا ببرند :

رهایی از بازرسی و بازرسان در یک موسسه و فراهم کردن شرایطی برای کارکنان برای ارزیابی کار خودشان (با کمی آموزش و یادگیری از یکدیگر)، باعث صرفه‌جویی زیادی در هزینه می‌شود. ازآنجاکه این کار بهبودی مداوم را تضمین می‌کند، تقریبا تنها راه رسیدن به کیفیت بالا همین مسیر است. زمانی که قرار است کارکنان و کارشان توسط دیگران و از بیرون ارزیابی شود، آن‌ها بخشی از وقت و انرژی خود را صرف این می‌کنند که به ارزیابی ارزیاب‌ها بپردازند تا دریابند چگونه می‌توان با انجام حداقل کار، مورد تایید آنان قرار گرفت. درحالی‌که این هدر رفتن انرژی و اتلاف وقت را می‌توانند صرف ارزیابی و پیشرفت کار خودشان کنند .

بنابراین نظر ویلیام گلسر این است که   "فراهم کردن شرایطی برای کارکنان برای ارزیابی کار خودشان" انجام شود .

حال ممکن است این پرسش مطرح شود که :

چگونه کارکنانی که ممکن است خودشان بر روش های انجام کار مسلط نباشند می توانند از کار خودشان ارزیابی داشته باشند ؟

برای ارزیابی لازم است معیاری وجود داشته باشد , آیا این معیار را نیز خود کارکنان بایستی تعیین نمایند  ! ؟ .

همان گونه که در

راهکارهای افزایش بهره وری در مالی اداری شرکت ها آورده ام یک راه حل عملی برای دستیابی به چنین وضعیتی این است که مستندسازی و تهیه گردش کار و استانداردها و معیارهای ارزیابی به خود کارکنان سپرده شود . 

در ارتباط با هر یک از فرآیندهای موجود در گردش کار مالی می توان یکی از کارکنان مالی ( که می تواند وما مدیر یا مسئول مالی نباشد ) را مامور استخراج و ترسیم گردش کار نمود و سپس نتایج حاصله را  در گروه کاری متشکل از کلیه کارکنانی که در ارتباط با آن فرآیند از ابتدا تا انتها به نوعی درگیر می باشند , و طبعا مسئولین قسمت ها , به اشتراک  گذاشت .

مثلا  به سادگی روی شبکه داخلی شرکت از طریق یک فایل اکسل , یا کاربرگ نگارها یا در صورت امکان بوسیله نرم افزارهایی که در این رابطه قابل خرید از بازار و استقرار می باشند .

در مورد حذف بازرسی :

گلاسر می گوید : "رهایی از بازرسی و بازرسان در یک موسسه و فراهم کردن شرایطی برای کارکنان برای ارزیابی کار خودشان (با کمی آموزش و یادگیری از یکدیگر)، باعث صرفه‌جویی زیادی در هزینه می‌شود. ازآنجاکه این کار بهبودی مداوم را تضمین می‌کند، تقریبا تنها راه رسیدن به کیفیت بالا همین مسیر است. زمانی که قرار است کارکنان و کارشان توسط دیگران و از بیرون ارزیابی شود، آن‌ها بخشی از وقت و انرژی خود را صرف این می‌کنند که به ارزیابی ارزیاب‌ها بپردازند تا دریابند چگونه می‌توان با انجام حداقل کار، مورد تایید آنان قرار گرفت. درحالی‌که این هدر رفتن انرژی و اتلاف وقت را می‌توانند صرف ارزیابی و پیشرفت کار خودشان کنند."

همان طور که در راهکارهای افزایش بهره وری آورده ام :

"کنترل خودبخود همراه با انجام وظایف در درجه اول توسط خود انجام دهنده وظیفه و سپس توسط سایر کارکنان در حین انجام وظایف شان صورت می پذیرد .

شفافیت , نیاز به حسابرسی و کنترل داخلی را کاهش داده و در برخی زمینه ها اساسا موضوعیت نخواهند داشت ".

با سپردن وظیفه تهیه گزارشات متقاطع (مانند ارجاع وظیفه تهیه گزارش حواله های خروج کالا که منتهی به صدور فاکتور فروش نگردیده در پایان هر ماه به کاربر نرم افزار فروش شرکت ) به خود کارکنان , هر فرد فرصت این را می یابد که خود نتیجه عملکرد خود در کل چرخه دیتا را کنترل نماید , سپس مدیران و مسئولین قسمت ها می توانند این گزارشات را کنترل نمایند و از ساختگی نبودن آن ها اطمینان حاصل نمایند .

حالت بازرسی و کنترل فعلی  بیشتر جنبه مچ گیری و عیب جویی به خود گرفته است .

و البته این روش ها در عمل نیز به قابل اطمینان و عاری از خطا و اشتباهات انسانی شدن اطلاعات ذخیره شده در بانک های اطلاعاتی منتهی نمی گردند .

بنابراین برای تحقق مدیریت کیفی , "مدیریت بدون زور و اجبار"  نیازمند بسترسازی هستیم و راهکارهای ارائه شده در راستای ایجاد شرایط و بستر مناسب برای تحقق چنین شرایطی می باشند .

اهمیت بروز بودن اطلاعات در تحقق بازرسی و ارزیابی شخصی : 

از دیگر پیش نیازهای تحقق بازرسی شخصی اجرای یکپارچه و پیوسته نرم افزارهای مالی اداری می باشد , با جاری شدن اطلاعات و رخدادهای مالی , به محض وقوع , در نرم افزار  می توان تقریبا عمده عملیات و گردش کار شرکت را به تصویر کشیده و کنترل کرد .

اجرای به روز نرم افزار منتهی به آشکار شدن کلیه گسستگی های سازمانی و اشتباهات و خطاهای عمدی و سهوی می گردد .

در این حالت , هر یک از کارکنان با ورود اطلاعات مربوط به حیطه وظایف خودش  در نرم افزار در بازرسی شخصی و همگانی مشارکت خواهد داشت .

بدیهی است بدون وجود اتوماسیون اداری و استقرار نرم افزار یکپارچه و بروز بودن آن , اطلاعات کافی برای خود کارکنان نیز فراهم نمی گردد تا بتوانند کار خود را ارزیابی و کنترل کنند .

بنابراین تلاش مدیران مالی و اداری و روسای دوایر حسابداری در جهت بروزرسانی و اتوماسیون فعالیت های جاری  به خودی خود به تدریج باعث تحقق مدیریت کیفی و گردش کار [حداقل]  مالی اداری شرکت ها بدون نیاز به کاربرد زور و اجبار ( که معمولا آخر و عاقبت هم ندارد !  و نتیجه بخش نیست ) خواهد گردید .

بازرسی و حسابرسی که امروزه در شرکت ها انجام می شود مانند حسابرسی های داخلی و سالانه بر اساس مدارک و مستنداتی است که پس از وقوع رخدادهای مالی تکمیل و تهیه و پیوست گردیده اند , بنابراین نمی توانند در بردارنده کلیه واقعیت های زمان وقوع فعالیت مالی و عملیاتی باشند .

اما انعکاس اطلاعات مالی عملیاتی در فایل های بانک اطلاعاتی در زمان وقوع فعالیت باعث می گردد شرایط زمان وقوع قابل ترسیم و تجزیه و تحلیل شده و کاستی ها و گسستگی ها آشکار شوند .

گِلَسِر می گوید :

"زمانی که قرار است کارکنان و کارشان توسط دیگران و از بیرون ارزیابی شود، آن‌ها بخشی از وقت و انرژی خود را صرف این می‌کنند که به ارزیابی ارزیاب‌ها بپردازند تا دریابند چگونه می‌توان با انجام حداقل کار، مورد تایید آنان قرار گرفت ."

همین الگو در مورد بازرسی و حسابرسی های سنتی مصداق دارد : یعنی به تدریج مدارک و مستنداتی که تایید بازرسان و حسابرسان را در پی خواهد داشت ساخته و پرداخته شده و پیوست مدارک و اسناد می گردند .